畢業後還要回母校開一張紙，找的不是同一個窗口
補證書、查檔案、封成績單、政審，四條給出方分開看
| 資料截止 | 2026-11-09；條文核至教育部原文，年度數值核至當年官方通知與各校當年簡章 |
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| 數據來源 | 見文末參考資料 |
一、四類材料，四個給出方
「開一份證明」這句話太籠統。先看用文單位到底要什麼，再決定去哪一處。
| 用文單位要的 | 由誰出 | 依據或窗口 |
|---|---|---|
| 畢業證、學位證原件丟失後的替代件 | 教務處學籍管理辦公室，出具畢業證明書、學位證明書 | 41 號令第三十八條、教學廳函〔2014〕14號 |
| 學籍表、成績單、錄取名冊、學位評定材料的複製件 | 學校檔案館或綜合檔案室，查檔、複製、蓋章 | 本校檔案利用指南 |
| 用人單位政審 | 原則上用人單位來校；確實不能來的可商請輔導員代為政審 | 上海大學檔案館問答第 51 問 |
| 正式黨員材料轉接 | 聯繫學院輔導員，由輔導員或學院指定人員到館處理 | 上海大學檔案館問答第 52 問 |
二、丟的是證書，還是要成績記錄
證書本身遺失或損壞，才走 41 號令第三十八條那一格：經本人申請、學校核實後出具相應的證明書，證明書與原證書具有同等效力；具體怎麼辦、要哪些材料，另見 FAQ-0552。
若用文單位要的是「加蓋學校印章的成績單」「學籍表複印件」或「學位評定材料」，走的是檔案利用，不是補證窗口。這兩處的申請表、印章、辦理時限都不一樣，材料寄錯窗口，最常耽誤的是來回郵寄的那幾天。
三、人不在內地時，委託與入校是兩道
清華大學教務處的補辦說明寫明：委託他人代辦，須附委託書、委託人與受託人身份證件複印件；校友本人可持電子校友卡入校辦理，受託人若無電子校友卡，須提前聯繫原所屬院系報備入校信息後，方能正常入校辦理。鹽城師範學院 2026 年 10 月流程則寫：原則上本人到校，確有特殊情況無法到校的可委託他人代辦；材料齊全受理起 10 個工作日內辦結，領取可本人到校或按約定方式郵寄送達。
政審那一格又有自己的規矩。上海大學檔案館《畢業生檔案轉遞知識問答2026年版》第 51 問寫：「原則上是需要用人單位來，確實不能來的可商請輔導員，委託輔導員代為政審。」第 52 問寫，正式黨員材料在檔案館、轉黨組織關係需要用的，請聯繫學院輔導員，由輔導員或學院指定人員來館處理。
上海大學檔案館 2026 年 9 月的一篇工作部署會稿提到，假期期間仍持續響應師生校友的查檔、證明和檔案轉遞需求。這只是說明窗口確實對外服務，不是辦理依據；能不能辦、按哪份指南辦，仍以受理部門當期文本為準。
現在可以做的三件事
把用文單位那句原話發給母校受理部門，問清它屬於學歷證明書、成績證明還是查檔複製件，別自己替對方改個名字。
問受理窗口三句：能不能委託、委託書要不要簽名原件、能不能郵寄到港澳臺地址；若需入校，順帶問校友卡或院系報備怎麼辦。
問清加蓋的是哪個章、要不要封籤、對方認不認電子件；辦完後把回執、郵寄單號與原件掃描件一起存好。
參考資料
- 〔1〕教育部《普通高等學校學生管理規定》（教育部令第41號）第三十八條，教育部政府門戶網站。
- 〔2〕《教育部辦公廳關於規範高等學校學歷證書有關事項的通知》（教學廳函〔2014〕14號），學信網刊載。
- 〔3〕清華大學教務處《補辦本科畢業（學位）證明》，學校官網。
- 〔4〕鹽城師範學院教務處《畢業證明書、學位證明書補辦流程》，學校官網，2026 年 10 月 26 日。
- 〔5〕上海大學檔案館《畢業生檔案轉遞知識問答2026年版》第 51、52 問，館方公眾號刊載的辦事問答。
- 〔6〕上海大學檔案館《凝心聚力開新局 協同創新啟新程》，學校官網，2026 年 9 月；這篇會議報道交代了檔案館假期仍受理校友查檔與證明需求，不是辦理依據。
