一、這一篇不新增規則

0416 至 0424 已把專有與共有、物業服務合同、物業費、共有收益、維修資金、共同決定、噪聲、高空拋物與養犬各寫成一篇。這一篇只做一件事：把那些篇裡反覆出現的材料按給出方排好，方便一年核一次，也方便換物業、賣房或發生爭議時一次取齊。

二、先按五格分，不按時間堆

按時間堆成一摞，最容易出現的問題是同一件事的給出方混在一起：證書在登記機構、合同在物業服務人、表決記錄在業主委員會、報修回執在物業服務人、事故記錄還要加上受理機關。按格分，取的時候才知道該找誰。

三、產權與登記格

0416 用到民法典第二百七十一條、第二百七十四條、第二百七十五條：證書與附圖定專有部分範圍，道路綠地與車位歸屬回這三條核。二手房交割時，第二百七十三條第二款的「共有和共同管理的權利一併轉讓」提醒這一格不能只留鑰匙與證，還要把管理規約與共有部分材料一併接過來。

四、合同、繳費與公開格

0417 按第九百三十八條列了合同應有條款與公開承諾，0418 按第九百四十四條核支付、按第九百四十三條索取定期公開內容，0419 按第二百八十二條核共有部分經營與收益。三處材料都來自同一家物業服務人，但用途不同：合同定金額，公開報告核履行，收益賬目核歸屬。

五、表決、維修資金與事故格

0421 按第二百七十八條核參與與同意兩道門檻，0420 按辦法第二十二、二十三條核列支程序、按第二百八十一條核緊急使用；0423 按第一千二百五十四條留現場與調查材料，並按第九百四十二條第二款把制止、報告與協助處理的記錄一併留下，0422 按噪聲法第七十條留勸阻調解記錄。表決記錄、使用方案、報修回執、現場記錄按年份各存一版，換物業時不必重新向舊物業討一遍。

六、三層依據的先後

第一層是法律與部門規章的現行條文：民法典物權編、合同編、侵權責任編，噪聲汙染防治法、動物防疫法，《住宅專項維修資金管理辦法》。第二層是本小區依法訂立或制定的合同與管理規約，金額、時段、分攤多在這一層。第三層是屬地主管部門、受理機關與出具單位當期公佈的口徑，具體數額、窗口、材料格式在這一層。上一層的空缺不能由下一層替補，下一層的細化也不能與上一層相抵。

七、一年核一次的三句問法

一是現行合同、管理規約與定期公開內容是不是同一版、有沒有更新；二是表決記錄、面積人數清冊、維修資金使用與公佈材料是否齊到上一年；三是報修、噪聲勸阻、事故現場材料是否按日期可檢索。三句問完，把缺的那一格補齊即可，不必把整夾重抄一遍。0406 至 0415 那組出行憑證、0396 至 0405 那組消費憑證、0386 至 0395 那組租賃合同各歸各夾，不與本夾混放。

八、該以哪份為準

各類憑證的法定保存年限、電子件與紙質件的效力認定、屬地檔案接收要求，本站未核到統一文本。該以哪份為準：權利與義務看本批引用的民法典、噪聲汙染防治法、動物防疫法與住宅專項維修資金管理辦法條文，具體項目看本小區依法訂立或制定的合同與管理規約，數額、窗口與材料格式看出具單位當期公佈口徑。向業主委員會、物業服務人與出具單位問清三句：一是現行合同與管理規約最新版本在哪裡可取；二是上一年定期公開內容與表決記錄是否齊全；三是各類憑證能否按日期出具檢索回執、電子件與紙質件如何對應。

參考資料

1. 《中華人民共和國民法典》第二百七十一條、第二百七十三條至第二百七十五條、第二百八十二條，人民網法治頻道刊載全文；本頁用產權與登記格、共有部分收益格的回看位置。

1. 《中華人民共和國民法典》第九百三十八條、第九百四十三條、第九百四十四條，最高人民法院公報《中華人民共和國民法典（續）》全文；本頁用合同條款、定期公開與支付義務三類材料的並列關係。

1. 《中華人民共和國民法典》第二百七十八條、第二百八十一條，地方人民政府門戶刊載節選與人民網法治頻道刊載全文；本頁用表決清冊與維修資金使用方案的歸檔位置。

1. 《住宅專項維修資金管理辦法》第二十二條、第二十三條，中國政府網刊載全文；本頁用業主大會成立前後兩套列支程序的材料流向，說明給出方不同。

1. 《中華人民共和國民法典》第一千二百五十四條、第九百四十二條，中國人大網釋法文與最高人民法院公報全文；本頁用事故現場與調查材料、制止報告協助處理記錄歸入報修與事故格。